Arctic Field Grant (AFG) – støtte til feltarbeid på Svalbard

Søknaden sendes inn av prosjekteier (en godkjent norsk forskningsorganisasjon). Se listen med godkjente forskningsorganisasjoner.

Krav til prosjektansvarlig 

Forskningsorganisasjonen som står som prosjektansvarlig i søknadsskjemaet må ha godkjent at søknaden sendes inn.  

Krav til prosjektleder

Prosjektleder er den personen det søkes om midler til og som skal utføre feltarbeidet. Hun/han må være masterstudent, doktorgradsstudent eller mer erfaren forsker (som i dag ikke er etablert på Svalbard) tilknyttet prosjektansvarlig. Søkere som ikke er ansatt ved eller påmeldt som masterstudent eller doktorgradsstudent hos prosjektansvarlig er kvalifisert for AFG dersom, og kun dersom, deres prosjekt gjennomføres i nært samarbeid med prosjektansvarlig. 

Eventuelle samarbeidspartnere skal ikke føres opp i søknadsskjema, men kan nevnes i prosjektbeskrivelsen. Dere skal derfor ikke føre kostnader eller finansiering for samarbeidspartnere i budsjettet. 

Omfanget av støtten 

Dere kan søke om maksimum 120 000 kroner.   

Dere kan søke om midler til å dekke kostnader relatert til feltarbeid på Svalbard (inkludert Bjørnøya og Hopen) eller på Jan Mayen.  

Det kan søkes om midler til én navngitt prosjektleder (student/forsker). Midler kan ikke overføres til en annen person eller år. 

Vi kan dekke kostnadene for maksimalt én feltassistent kun hvis det er nødvendig av sikkerhetsmessige årsaker. Vi dekker kun reisekostnader til Svalbard for feltassistenten hvis dere kan begrunne hvorfor dere, på grunn av spesielle kvalifikasjoner eller ferdigheter, ikke kan bruke en lokal feltassistent. 

Vi dekker kun helikopterutleie når det er helt nødvendig og andre transportmidler ikke er mulige. Dere bør koordinere båtutleie og helikoptertransport med andre prosjekter (se Research in Svalbard Portal)  

Du kan søke om støtte for å dekke tilleggskostnader til feltarbeid, det er ikke ment å fullfinansiere et prosjekt. Vi gir støtte for å dekke direkte kostnader knyttet til feltbasert innsamling av data og prøver til et prosjekt, samt 5 prosent i tillegg for prosjekteier (den ansvarlige organisasjonen).

En kalkulator for feltarbeidskostnader er tilgjengelig nederst i denne utlysningen. 

Følgende poster må spesifiseres i søknadsskjemaet: 

• Reise til Svalbard 
• Kostnader til opphold 
• Lokal transport 
• Innkjøp 
• Leiekostnader for utstyr 
• Leie av fasiliteter i Ny-Ålesund 
• Institusjonstillegg (5 prosent av totalen) 
• Feltassistent (dersom nødvendig av sikkerhetshensyn) 

Støtten kan ikke brukes til 

• Lønnskostnader 
• Kompensasjon for tid til sjøs/i felt eller for vanlig arbeidstid (for søkere eller feltassistenter) 
• Kompensasjon for bruk av privat utstyr (f.eks. snøscooter, klær) 
• Innkjøp av instrumenter og annet utstyr 
• Enhver form for analysekostnader, inkludert laboratoriearbeid, bortsett fra sikring av prøver og klargjøring av prøver for forsendelse 
• Deltakelse på kurs, konferanser eller seminarer 
• Reise til Longyearbyen fra fastlandet for personer som allerede befinner seg på Svalbard (beboere eller fastboende, UNIS-ansatte, fast ansatte ved forskningsbaser, kursdeltakere, etc.). 

Du finner detaljert og viktig informasjon om hva budsjettet skal inneholde på nettsiden. 

I tillegg må dere være klar over følgende om dere skulle få tildeling fra oss: 

• Forskningsrådets forutsetninger for tildeling finner du også i våre generelle vilkår for FoU-prosjekter på informasjonssiden Dette består kontrakten av. 

Prosjektansvarlig skal levere to rapporter én måned etter at prosjektet har sluttdato, en vitenskaps- og feltrapport og en økonomirapport. EHF-faktura for forbruk sendes inn sammen med økonomirapport. 

Som en del av rapporteringen skal prosjektet registreres og holdes oppdatert i Research in Svalbard portalen (RiS). En beskrivelse av dataene (metadata) skal lastes opp i portalen som en del av rapporten. 

Prosjektledere skal sørge for at disse rapportene blir levert. Begge rapportene må være på engelsk, følge AFG-malene og sendes inn som to separate høyoppløselige PDF-filer via Mitt nettsted.  

Økonomirapporten skal inkludere en offisiell økonomisk rapport utstedt av prosjektansvarlig og skal vise at utgiftene er betalt av den norske institusjonen eller refundert støtten av institusjonen i henhold til budsjettet. Eventuelle tillegg må dokumenteres. 

Forskningsrådet utbetaler støtten etterskuddsvis etter godkjent sluttrapport og du får bare dekket reelle kostnader som er ført i organisasjonenes regnskap. 

Søknaden skal opprettes og sendes inn via Mitt nettsted. Du kan endre og sende inn søknaden flere ganger fram til søknadsfristen. Vi anbefaler at du sender inn søknaden så snart du har fylt ut søknadsskjemaet og lastet opp de obligatoriske vedleggene. Når søknadsfristen går ut er det den versjonen av søknaden som ble sendt inn sist, som vi behandler. 

Søknaden må oppfylle følgende krav: 

• Prosjektleder må være i riktig kategori. 
• Søknaden må være innenfor tema/formål spesifisert i utlysningen. 
• Søknadsbeløpet, inklusive egenfinansiering, og hva det søkes om må samsvare med rammene for utlysningen. 
• Budsjettet må være satt opp riktig, i riktig mal for budsjett, slik at det er tydelig hva det søkes midler til. 
• Søknadsskjemaet må være fullstendig utfylt. 
• De etterspurte vedleggene må ligge ved, og i riktig mal. 
• Søknaden og alle vedleggene skal skrives på engelsk. 

Obligatoriske vedlegg  

De obligatoriske vedleggene skal skrives i standard maler som ligger nederst i utlysningen. 

• prosjektbeskrivelse på maks 3 sider 
• CV for prosjektleder, maks 4 sider 
• et spesifisert budsjett. Lastes opp under "Annet". 
• en signert bekreftelse fra prosjekteier. Lastes opp under "Annet".  

En beskrivelse av samarbeidet, skrevet av prosjekteier, inkludert hva fordelene er for begge parter, skal lastes opp under "Annet". Dette vedlegget er obligatorisk for alle søkere som ikke er registrert som masterstudent eller doktorgradsstudent ved, eller ansatt hos, prosjekteier. 

Søknader som ikke oppfyller kravene over vil bli avvist.  

Alle dokumenter og en HowTo finnes på SSF sin nettside. 

Alle vedlegg til søknaden må sendes inn sammen med søknaden. Vi godtar ikke vedlegg sendt inn etter søknadsfristen med mindre vi har bedt om ytterligere dokumentasjon. 

Vi vil ikke vurdere dokumenter og nettsider det lenkes til i søknaden, eller andre vedlegg enn dem som er spesifisert over. Vær nøye med å laste opp riktig vedleggs-type, siden det ikke er lagt noen tekniske begrensninger på hva slags maler det er mulig å laste opp i søknadsskjemaet.

Vi vurderer søknadene i lys av formålet med utlysningen og etter disse kriteriene:

Vi vil prioritere prosjekter med kvinnelig prosjektleder når søknadene ellers vurderes likt.

Søknader blir behandlet av Forskningsrådets administrasjon. Det innhentes råd fra et panel bestående av eksterne eksperter med lang erfaring fra Svalbard. Endelig beslutning om finansiering tas administrativt av Forskningsrådet. Forskningsrådet gir ikke søkeren individuelle tilbakemeldinger om søknadens styrker eller svakheter eller karakterer etter søknadsbehandlingen. 

Vi forventer å publisere hvilke søknader som får bevilgning 15.01.2025. 

Se også: Slik behandler vi søknader.