Levere prosjektregnskapsrapport

Forskningsrådet fører kontroll med våre tildelinger av midler gjennom prosjektregnskapsrapporter. I kontrakten står det når dere skal levere en slik rapport.

Alle som skal levere prosjektregnskapsrapport vil se skjemaet det skal rapporteres på i Mitt nettsted (se lenke på toppen av siden) når kontrakten er inngått. Når fristen for å levere er bestemt får dere en epost. Fristen vises også på Mitt nettsted.

Statusen 'Akseptert' for prosjektregnskapsrapporter betyr ikke at regnskapstallene er godkjent

Når Forskningsrådet aksepterer prosjektregnskapsrapporten, er dette et resultat av vår kontroll for å sikre at kostnadene er ført i henhold til veiledningen, gitt i regnskapsrapporten, for prosjektet.

Forskningsrådet har ikke adgang til prosjektpartneres regnskapssystemer og har derfor ikke grunnlag for å godkjenne innsendt prosjektregnskapsrapporter.

For å effektivisere prosessen bruker Forskningsrådet en RPA (robotisk prosessautomatisering) for å akseptere prosjektregnskapsrapporter, forutsatt at visse betingelser, som er gitt i veiledningen i regnskapsrapporten, er oppfylt.

Vi henter inn personopplysninger

Statens økonomireglement pkt. 6.3.8.2 pålegger Forskningsrådet å kontrollere informasjonen i prosjektregnskapsrapporten. Vi må derfor hente inn personopplysninger for de personer som har jobbet på prosjektet.

Hjemmelen gir Forskningsrådet rettslig grunnlag for å behandle personopplysninger. Vi behøver dermed ikke et aktivt samtykke fra personen det gjelder.

Forskningsrådet håndterer personopplysninger i tråd med personvernerklæringen og retningslinjer for informasjonssikkerhet. 

Veiledninger

Her finner du veiledning med skjermbilder av skjema for prosjektregnskapsrapport (pdf).

Når du har fått en frist for å levere prosjektregnskapsrapport, blir en veiledning som er tilpasset ditt prosjekt tilgjengelig på Mitt nettsted.

I veiledningen ser du hvilke opplysninger vi innhenter for personer som jobber på et prosjekt.

Her finner du veiledninger for prosjektregnskapsrapportering:

• Innovasjonsprosjekt i næringslivet (pdf)
• Innovasjonsprosjekt i offentlig sektor (pdf)
• Kompetanseprosjekt for næringslivet (pdf)
• Kompetanse- og samarbeidsprosjekt (pdf)
• Nærings-ph.d.-prosjekter (pdf)
• Kommersialiseringsprosjekt (pdf)

Eksempel på beregninger av timekostnader

Dette er en veiledning på hvordan bedrifter kan beregne timesats for den enkelte FoU-medarbeider. Veiledningen har form av et regneeksempel, og det understrekes at dette kun er et eksempel. Bedriften må selv finne frem til hvilke typer kostnader og hvilke beløp/kostnadsnivå som gjelder for virksomheten, og som dermed kan legges til grunn for beregningen. Når bedriften rapporterer prosjektkostnader til Forskningsrådet, er den ansvarlig for at rapporterte kostnader er reelle og kan gjenfinnes i bedriftens regnskap. Dette gjelder også kostnader som inngår i beregningsgrunnlaget for timesatser. For søknader kan det budsjetters med en sjablongsats på kr 600,- pr time.

Indirekte kostnader

Dette er faktiske kostnader virksomheten har til ressurser som er nødvendig for å støtte opp under gjennomføringen av prosjektet, men som ikke er spesifikt knyttet til aktiviteter eller medarbeidere i prosjektet. For å beregne indirekte kostnader, ta utgangspunkt i virksomhetens totale kostnader for kostnadsarten og hvor mange (heltids) ansatte disse kostnadene fordeles på. Ved en revisjon må virksomheten kunne fremlegge dokumentasjon på at det for kostnadsarten er regnskapsført totale kostnader tilsvarende (ansatt-kostnaden*antall ansatte). Hvis kostnadsarten ikke er naturlig å fordele på alle ansatte (eller alle ansatte i en nærmere avgrenset gruppe, for eksempel en FoU-avdeling), må en vurdere om dette i det hele tatt er en kostnad i prosjektet, eller om kostnaden må anses som en direkte prosjektkostnad og dermed rapporteres under "Andre driftskostnader".