Utbetalinger: planer og vilkår

I avtaledokumentet for prosjektet deres (i punkt 6.4), vil dere se om prosjektmidler utbetales automatisk eller ikke.

Vår foretrukne utbetalingsmåte er "Utbetaling av tilskudd på faktura". Fra 2023 innføres denne utbetalingsmåten for de fleste nye prosjekter som får tilskudd.

På denne siden finner du mer om:

• Automatisk utbetaling
• Ikke-automatisk utbetaling med EHF-faktura 
• Utbetaling av tilskudd på faktura

Automatisk utbetaling

Mange av prosjektene som får støtte fra Forskningsrådet har avtale om automatisk utbetaling. Dette skjer tre ganger per år. 

Avtalte framdriftsrapporter og/eller regnskapsrapporter må være sendt inn og godkjent for at utbetalingene skal kunne skje. Plan for utbetalinger er avtalt i kontrakten med Forskningsrådet. Det er viktig at utbetalinger til prosjektet skjer i den takt som utgifter påløper i prosjektregnskapet.

Sluttrapport må være sendt inn og godkjent av Forskningsrådet før siste avtalte utbetaling kan skje.

Tabellene nedenfor viser plan for utbetalinger i 2023. Det forventes at utbetalinger kommende år skjer omtrent i samme periode.

Automatisk utbetaling for 1. tertial 2024

Automatisk utbetaling for 2. tertial 2024

Automatisk utbetaling for 3. tertial 2024

Ved automatisk utbetaling sender Forskningsrådet oversikter over de planlagte utbetalingene på e-post til prosjektansvarlig. Prosjektansvarlig sender tilbakemelding til Forskningsrådet som angitt i e-posten.

Ikke-automatisk utbetaling med EHF-faktura 

For prosjekter som ikke har automatisk utbetaling, skal utbetalingen som hovedregel skje på grunnlag av EHF-faktura til Forskningsrådet (se avtaledokumentet, punkt 6.4.) Forskningsrådets organisasjonsnummer er 970141669. (EHF står for elektronisk handelsformat.)

Prosjektansvarlig skal minimum sende inn én faktura årlig for prosjekter som løper over flere år og ellers så ofte det er ønskelig for prosjektansvarlig. Samlefakturaer for flere prosjekter godtas ikke. Husk å merke fakturaen med Forskningsrådets prosjektnummer under "Deres ref.".

Fakturaer utbetales fortløpende og uten ugrunnet opphold så snart fakturaen er godkjent.

Krav til referanser, se Send faktura elektronisk til Forskningsrådet - og punktet Fylle ut feltene på EHF-faktura - kundens bestillingsnummer / Ordrenummer.

Utbetaling av tilskudd på faktura

Dette er en ordning for utbetaling av tilskudd til FoU-prosjekter. Målet er å sikre bedre styring og utnyttelse av offentlige FoU-midler som Forskningsrådet forvalter samtidig som vi forenkler den økonomiske rapporteringen.

Når dere skal motta tilskudd fra oss, vil dere få utbetalt midlene så snart dere har dokumentert behovet for å dekke de faktiske kostnadene i prosjektet. Måten dette gjøres på er at dere sender inn en anmodning om utbetaling med spesifikasjoner på prosjektets kostnader og andelen av disse som altså skal dekkes av tilskuddet.

En slik anmodning kan dere sende inn så ofte dere ønsker og den blir automatisk behandlet, noe som gjør at utbetalinger kan skje innen fem dager. 

Hvem gjelder denne ordningen for?

Den utbetalingsordningen ble innført for forskerprosjekter i universitets- og høyskolesektoren, instituttsektoren og helseforetak. 

Fra 2023 gjelder denne utbetalingsordningen for de aller fleste prosjekter som mottar tilskudd fra Forskningsrådet med noen unntak. Det vil fremgå av kontrakten hvilken utbetalingsordning som vil gjelde for det enkelte prosjekt.

Vi er i gang med å utvikle et nytt sakssystem. Når dette er ferdig implementert i 2024, vil alle utbetalinger av tilskudd gjøres med denne ordningen.

Prosessen for utbetaling av tilskudd på faktura trinn for trinn

• Etter at dere har inngått kontrakt om FoU-prosjekt med oss, sender vi en såkalt EHF-ordre til prosjektansvarlige sitt regnskapssystem med et ordrebeløp som tilsvarer tilskuddet som er bevilget til prosjektet.
• Når prosjektansvarlig har regnskapsførte kostnader i prosjektet, kan dere sende inn en anmodning om tilskudd (i form av faktura) mot ordren fra oss. Sammen med ordren skal dere legge ved en spesifikasjon (se eksempel under) på prosjektkostnadene for perioden.
• Anmodninger om tilskudd (faktura) skal ikke ha MVA.
• Prosjektansvarlig kan ikke sende purringer, rentenotaer, betalingsoppfordringer eller inkassovarsler på FoU-midler.
• Det er ingen begrensninger på hvor ofte dere kan sende inn en anmodning om utbetaling, men prosjektansvarlig skal fakturere Forskningsrådet for tilskudd minimum hvert tertial, om lag i april, august og desember. Siste frist for å sende inn faktura er 20. januar etter det kalenderåret kostnadene er påløpt.
• Vi utbetaler normalt mottatte anmodninger om tilskudd innen fem virkedager.
• Vi vil ta stikkprøver av spesifikasjonsvedleggene med jevne mellomrom.
• Det er ingen begrensning på fakturabeløpet utover at det ikke må overstige det gjenstående tilskuddet til prosjektet. Dersom dere sender en faktura som overstiger årets forventede utbetaling, vil vi den bli behandlet manuelt. Dette kan føre til noe lenger utbetalingstid.
• Dere skal fortsatt sende inn årlig framdriftsrapport for prosjektet. Det samme gjelder søknad om prosjektendring dersom prosjektet er forsinket eller det er andre vesentlige endringer i prosjektet.