Førkommersiell anskaffelse
Viktige datoer
2. aug. 2023
Åpen for søknad
13. sep. 2023
Søknadsfrist
1. feb. 2024
Tidligste tillatte prosjektstart
1. okt. 2024
Seneste tillatte prosjektstart
30. sep. 2028
Seneste tillatte prosjektslutt
Viktige datoer
Formål
En førkommersiell anskaffelse er en innovativ anskaffelse med forskning som kan brukes når offentlige virksomheter har behov for å utvikle løsninger som ikke finnes enda.
I disse prosjektene beskriver dere som offentlige virksomheter behovet deres og utfordrer forskere og næringsliv til å foreslå innovative løsninger som kan dekke dette behovet. Deretter inngår dere en avtale med leverandørene av de beste forslagene om å kjøpe utviklingen av innovasjonene deres.
På denne måten kan offentlige myndigheter modernisere tjenestene sine, leverandørene kan få en referansekunde og de kan ta en ledende rolle i nye markeder. Innovasjoner forstår vi her som nye eller vesentlig forbedrede varer, tjenester, prosesser, organisasjons- og styringsformer eller konsepter som tas i bruk for å oppnå verdiskaping og samfunnsnytte.
Om utlysningen
Vi lyser ut inntil 55 millioner kroner i FoU-støtte til innovasjon i offentlig sektor.
Vi lyser ut midler til innovasjon i offentlig sektor gjennom to utlysninger: Utlysningen du leser nå og Innovasjonsprosjekt i offentlig sektor. Søknader til utlysningene vil konkurrere om de samme midlene.
Hvordan jobber dere fram en førkommersielle anskaffelse?
Førkommersielle anskaffelser brukes når offentlige virksomheter har behov for at å utvikle løsninger som ikke finnes enda.
Prosjektet starter med at prosjektgruppen forbereder og publiserer en beskrivelse av behov de trenger å få dekket og etterspør innovasjonsideer som kan utvikles for å dekke dette behovet. Deretter leverer næringsliv og forskere med gode ideer tilbud om å utvikle nye løsninger.
Til slutt inngår prosjektgruppen kontrakter med leverandørene av de beste tilbudene om å kjøpe utviklingen av deres innovasjoner. De forskjellige leverandørene utvikler sine innovasjoner og konkurrer om å skape de beste innovasjonene.
Konkurransen foregår i tre faser:
- design- og konseptfase
- prototypefase
- testfase
Fase 1 og 2 avsluttes med at dere evaluerer og eventuelt reduserer antallet leverandører. Det skal være minst to leverandører med i siste fase.
Metoden er unntatt fra vanlige regler for offentlige anskaffelser på bakgrunn av det såkalte FoU-unntaket i anskaffelsesforskriften. Dermed må hoveddelen av kontraktene mellom leverandørene i den førkommersielle anskaffelsen og de offentlige virksomhetene være forsknings- og utviklingstjenester.
Her kan dere lese mer om FoU-unntaket.
Dere kan også lese mer om førkommersielle anskaffelser og andre former for innovative anskaffelser hos våre samarbeidspartnere: Direktoratet for forvaltning og økonomistyring og Leverandørutviklingsprogrammet.
Utlysningen finnes bare på norsk.
Hvem kan søke?
Virksomheter i offentlig sektor kan søke. Se definisjon på offentlig sektor.
Det som skal anskaffes skal være til bruk i den offentlige virksomhetens ikke-økonomiske aktivitet, dvs. I aktiviteter der virksomheten ikke opptrer i et marked i konkurranse med private aktører. Dersom virksomheten også driver økonomisk aktivitet, må den ha et regnskapsmessig skille mellom den økonomiske og den ikke-økonomiske aktiviteten.
Hvem kan delta i prosjektet?
Krav til prosjektansvarlig
Prosjektansvarlig må være en offentlig virksomhet etter definisjonen på offentlig sektor.
Prosjektansvarlig organisasjon må ha gjennomført behovsavklaring og markedsdialog. I behovsavklaringsfasen bruker dere tid på å definere utfordringen på en klar og tydelig måte. Det er denne utfordringen som leverandørmarkedet skal komme med løsningsforslag på. Markedsdialogen skal gi innsikt om hva som finnes på markedet, og hva som kan utvikles.
Den offentlige virksomheten som står som prosjektansvarlig i søknadsskjemaet må ha godkjent at søknaden sendes inn.
Dersom søknaden er et samarbeid mellom flere organisasjoner, sender prosjektansvarlig organisasjonen inn søknaden på vegne av alle samarbeidspartnere.
Samarbeidspartnere
Det er ikke krav om at prosjektansvarlig har samarbeidspartnere, men vi oppfordrer til partnerskap med andre virksomheter med tilsvarende behov.
Ekstern fagkompetanse
Ved behov kan prosjektgruppen engasjere ekstern fagkompetanse for bistand til å gjennomføre anskaffelsen. De som bistår prosjektgruppen på denne måten, kan ikke samtidig være knyttet til leverandører av løsningsforslag i den førkommersielle anskaffelsen.
Leverandørene i den førkommersielle anskaffelsen
Aktørene som leverer tilbud om utvikling av innovasjoner, er leverandører i den førkommersielle anskaffelsen. Disse kan være enkeltaktører eller flere aktører sammen. De skal ikke være tilknyttet prosjektet på søknadstidspunktet , noe som innebærer at det ikke er etablerte samarbeidsrelasjoner mellom prosjektansvarlig og leverandører.
For at alle potensielle leverandører skal kunne konkurrere på like vilkår (også "start-ups"), skal det hverken legges vekt på deres referanser eller finansielle soliditet når tilbudene vurderes.
Leverandørene beholder rettigheter til å kommersialisere det de utvikler i prosjektet. De skal forplikte seg til å gjøre innovasjonene de utvikler tilgjengelig på markedet. Prosjektansvarlig og eventuelle øvrige offentlige virksomheter som deltar som samarbeidspartnere skal ha ubegrenset vederlagsfri adgang til resultatene.
Krav til prosjektlederen
Fagpanelet skal vurdere den faglige kompetansen til prosjektlederen og i tillegg hvor godt egnet han/hun er til å gjennomføre prosjektet. Prosjektlederens CV vil bli vurdert opp mot prosjektbeskrivelsen. Krav til kompetanse og egnethet gjelder gjennom hele prosjektperioden.
Dersom det er behov for å bytte prosjektleder i løpet av prosjektperioden, må dere søke om dette spesielt. Godkjenning av en slik søknad er avhengig av vurderingen av den nye prosjektlederens kompetanse og egnethet.
Prosjektleder må være ansatt hos prosjektansvarlig eller hos en av samarbeidspartnerne.
Hva kan du søke om støtte til?
Støtten skal i hovedsak gå til å betale leverandørene for FoU-aktivitetene som kreves for å lage nye innovative løsninger.
Så langt det er nødvendig, kan en mindre andel av midlene brukes til å dekke andre utgifter som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer personal- og indirekte kostnader og utgifter til å engasjere ekstern kompetanse.
Støtten skal ikke brukes til å betale for kjøp av de utviklede løsningene.
Maksimal støtte fra Forskningsrådet til prosjektet er begrenset til 75 prosent av de totale godkjente prosjektkostnadene.
Dere finner detaljert og viktig informasjon om hva budsjettet skal inneholde på nettsiden.
Vi krever at søknaden bryter prosjektbudsjettet ned i følgende kostnadstyper:
- personal- og indirekte kostnader, som er kostnader hos prosjektansvarlig virksomhet og andre prosjektutførende samarbeidspartnere
- innkjøp av FoU-tjenester, som er kostnader ved å engasjere leverandører til å utføre forskning og utviklingsoppgaver
- andre driftskostnader, som er kostnader til øvrig aktivitet som er nødvendig for å gjennomføre prosjektets FoU-aktiviteter. Alle kostnader ført som "andre driftskostnader" skal spesifiseres i søknaden
Forutsetninger for tildeling av støtte
Prosjektene må starte opp mellom 1.2.2024 og 1.10.2024 og du må søke om midler fra Forskningsrådet for 2024. Seneste tillatte prosjektslutt er 1.10.2028.
Forutsetninger for bevilgning og utbetaling av støtte for første år, og eventuelle tilsagn og utbetalinger for etterfølgende år, står i våre generelle vilkår for FoU-prosjekter som dere finner i sin helhet på informasjonssiden Dette består kontrakten av. Disse gjelder så langt de passer for denne utlysningen.
Dersom søknaden blir innvilget, må prosjektansvarlig utarbeide en revidert søknad i samsvar med bevilgningsvedtak. Prosjektansvarlig må også inngå avtale med alle samarbeidspartnere.
Prosjektet skal gjennomføres i tråd med EUs metode for førkommersielle anskaffelser.
En utførlig veiledning i metoden er beskrevet i European assistance for innovation procurement Toolkit Modul 2 og 3.
Vi tildeler ikke statsstøtte gjennom denne utlysningen. For å unngå at kontrakter med leverandørene i den førkommersielle anskaffelsen utgjør statsstøtte skal prosjektet overholde vilkårene i ESAs retningslinjer for støtte til forskning, utvikling og innovasjon avsnitt 34.
Søker er ansvarlig for at støtten som mottas blir brukt i tråd med dette regelverket.
Dersom dere får innvilget støtte til prosjektet, må følgende på plass når dere reviderer søknaden:
- Fra 2022 skal tilskuddsmottakere i forskningsorganisasjoner og offentlig sektor (prosjektansvarlige og samarbeidspartnere) ha handlingsplaner for likestilling (GEP) tilgjengelig på sine nettsider. Denne må være på plass innen kontraktsinngåelse for prosjekter med tilskudd fra oss. Kravet gjelder ikke for privat næringsliv, interesseorganisasjoner eller frivillig sektor.
- Forskningsrådet stiller krav om full og umiddelbar åpen tilgang (open access) for vitenskapelige artikler, se Plan S - åpen tilgang til publikasjoner.
- For alle prosjekter som håndterer data, skal prosjektansvarlig utarbeide en datahåndteringsplan i forbindelse med revidert søknad. Her finner dere mer informasjon om krav til datahåndteringsplaner i prosjekter som får finansiering fra oss.
- For medisinske og helsefaglige studier som involverer mennesker, stiller Forskningsrådet særskilte krav og retningslinjer om prospektiv registrering av studier og offentliggjøring av resultater.
Rapportering og utbetaling av støtte
Dere må årlig sende oss en prosjektregnskapsrapport som dokumenterer påløpte kostnader og hvordan de er finansiert. Vi utbetaler støtten etterskuddsvis og dere får bare dekket reelle kostnader som er ført i institusjonens regnskap. All rapportering skal skje elektronisk.
Aktuelle temaområder for denne utlysningen
Bærekraftig arealbruk (Temaer på tvers) er det eneste temaet i denne utlysningen.
Temaer på tvers
Kontakter
Praktiske opplysninger
Krav til utforming
Dere kan endre og sende inn søknaden flere ganger fram til søknadsfristen. Vi anbefaler at dere sender inn søknaden så snart dere har fylt ut søknadsskjemaet og lastet opp de obligatoriske vedleggene. Når søknadsfristen går ut, er det den versjonen av søknaden som ble sendt inn sist, som vi behandler.
- Søknaden og alle vedleggene skal skrives på norsk eller engelsk.
- Alle vedleggene skal være i PDF-format.
Obligatoriske vedlegg
- prosjektbeskrivelse på maksimalt 10 sider. Alle punktene i malen skal besvares.
- CV for prosjektleder og andre sentrale prosjektmedarbeidere (for eksempel ansvarlige for prosjektets arbeidspakker). CV lastes opp som vedleggstype CV.
- partneropplysninger for alle samarbeidspartnere, inkludert prosjektansvarlig må gis i henhold til mal for partneropplysninger som du finner nederst i utlysningen. Vedlegget lastes opp som vedleggstype "Partneropplysninger".
Valgfritt vedlegg
- forslag på inntil tre fageksperter som antas å være egnede og habile til å vurdere søknaden
Alle krav i utlysningen må være oppfylt. Søknader som ikke oppfyller kravene til utforming eller krav til prosjektansvarlig og krav til samarbeid og roller i prosjektet, vil ikke bli behandlet.
Alle vedlegg til søknaden må sendes inn sammen med søknaden. Vi godtar ikke vedlegg sendt inn etter søknadsfristen med mindre vi har bedt om ytterligere dokumentasjon.
Vi vil ikke vurdere dokumenter og nettsider det lenkes til i søknaden, eller andre vedlegg enn dem som er spesifisert over. Det er ikke teknisk validering på innhold i vedleggene du laster opp, så pass på å laste opp korrekt fil på riktig vedleggstype.
Vurderingskriterier
Vi vurderer søknadene i lys av formålet med utlysningen og etter disse kriteriene:
Forskning og innovasjon | FKA
• I hvilken grad representerer det prosjektet etterspør noe nytt?
• I hvilken grad vil prosjektet bidra til å løse en utfordring og/eller møte et erkjent behov?
• I hvilken grad bygger prosjektet på relevant og oppdatert kunnskap?
• I hvilken grad vil prosjektets mål kreve forskning og utvikling (FoU)?
Virkninger og effekter | FKA
Verdiskaping og realisering av gevinster
• I hvilken grad er potensielle virkninger og effekter troverdig og tydelig formulert?
• I hvilken grad vil prosjektet gi grunnlag for verdiskaping hos søker og partnere i offentlig sektor?
• I hvilken grad kan prosjektets resultater gi verdiskaping for deltakende leverandører?
• I hvilken grad er plan for realisering av gevinster relevant og dekkende, herunder risikovurderinger, planer, metoder, ressursbehov, partnere, forankring og roller?
• I hvilken grad kan prosjektet gi andre positive samfunnseffekter, for eksempel
- i form av utnyttelse av resultater hos andre deler av offentlig sektor og andre aktører
- ved at innovasjonen bidrar til FNs bærekraftmål eller til å løse andre viktige samfunnsutfordringer?
Formidling, deling og spredning
• I hvilken grad er formidling og kommunikasjonsaktiviteter tydelig formulert og rettet mot relevante målgrupper?
• I hvilken grad er potensialet for deling og spredning tydelig formulert og sannsynliggjort?
Gjennomføring | FKA
Kvaliteten på prosjektets ledelse og organisering
• I hvilken grad er arbeidsplanen velegnet, inkludert om ressursene til de forskjellige arbeidspakkene er tilstrekkelig og i tråd med den enkelte arbeidspakkens mål, tidsplan og leveranser?
• I hvilken grad er prosjektet egnet til å mobilisere tilstrekkelig tilbud fra aktuelle leverandører?
• I hvilken grad er ledelse, styring og forankring av prosjektet ivaretatt?
Kvalitet på prosjektleder og prosjektgruppen
• I hvilken grad har prosjektleder den nødvendige kompetanse til å lede prosjektet?
• I hvilken grad sikrer prosjektgruppen den nødvendige kompetansen og ekspertisen for å gjennomføre prosjektet?
Relevans for utlysningen | IP-Offentlig sektor
• I hvilken grad treffer søknaden det aktuelle temaets føringer og prioriteringer?
• I hvilken grad tilfredsstiller søknaden utlysningens andre krav og kjennetegn?
Behandlingsprosedyre
Når søknadene er mottatt, vil vi først gjøre en forvurdering for å sjekke at alle formelle krav er oppfylt. Søknader som ikke tilfredsstiller de formelle kravene, vil bli avvist.
Etter forvurdering vil søknader som oppfyller formelle krav fordeles i paneler hvor det sitter eksperter med relevant kompetanse fra forskningssektoren og offentlig sektor.
For hver enkelt søknad sjekker vi at ekspertene er habile og har tilstrekkelig kompetanse på søknadens temaområde. Ekspertene vurderer kriteriene "Forskning og innovasjon", "Virkninger og effekter" og "Gjennomføring". Det blir gitt en omforent karakter for hvert av disse kriteriene.
Vurderingen fra ekspertene har avgjørende betydning for om prosjektet kan tildeles støtte.
Dersom panelet har bedømt samtlige kriterier til karakter 4 eller høyere i en skala med 7 som høyeste karakter, vil søknaden bli vurdert ut fra kriteriet "Relevans for utlysningen" av saksbehandlere i Forskningsrådet. Resultatet av vurderingen av de fire ovennevnte kriteriene oppsummeres i en "hovedkarakter" som et samlet uttrykk for prosjektsøknadens kvalitet.
Administrasjonen legger så søknadene og karaktersettingen fram for vedtak i relevante porteføljestyrer i Forskningsrådet. Porteføljestyret vil legge vekt på å oppnå en balansert portefølje av prosjekter innenfor sine ansvarsområder, også sett i lys av pågående prosjekter og eventuelle søknader fra andre utlysninger. Disse vurderingene vil være basert på budsjettrammer, utlysningsteksten og dokumenter det er henvist til i beskrivelsen av de ulike temaene.