Universitetet i Bergen leder et EU-finansiert prosjekt som skal undersøke hvordan offentlig forvaltning og tjenester fungerer i ulike land og hvordan de endres og utvikles i digitaliseringens tidsalder. Til dette har UiB med seg 11 prosjektpartnere som har fått nærmere 50 millioner kroner til arbeidet fra EUs rammeprogram Horisont 2020.
- Få de riktige partnerne, gjerne de som er ledende på sine felt, i ditt faglige nettverk. Delta i matchmaking-samlinger i EU, internasjonale konferanser og seminarer for å treffe mulige partnere. Nettverk er basis for å danne konsortium bak H2020-søknader.
- Få med deg dem du samarbeider godt med, i konsortiet for Horisont 2020-søknader.
- Gå ut av akademiker-komfortsonen – søknaden skal ha et høyt faglig nivå men du må tenke og skrive søknaden mer som en konsulent, bruke et forståelig språk, og kunne overbevise EU og ekspertene som vurderer søknaden om samfunnsnytten prosjektet vil få.
- Hvis du ikke lykkes i å få støtte, prøv igjen. Det tar mye tid og krefter å skrive søknad til Horisont 2020. Søknaden kan med små endringer passe til senere utlysninger.
Offentlig forvaltning og tjenester til innbyggerne er organisert på mange ulike måter i europeiske land. Gjennom digitalisering er ambisjonen å gjøre mange tilbud og tjenester på nye og bedre måter. Dette ville EU-kommisjonen at forskere skulle levere gode prosjektforslag til høsten 2016. Et av prosjektforslagene som fikk tilslag var TROPICO: "Transforming Into Open, Innovative, and Collaborative Governments", med utspring i Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap i Bergen.
Sterke norske fagmiljøer
En viktig faktor for å lykkes i EUs rammeprogram, er at vi har et sterkt og etablert fagmiljø innenfor forskning på offentlig sektor og offentlige tjenester. Fagmiljøet er internasjonalt orientert og har solide internasjonale kontakter, sier Julia Fleischer. Hun var leder for prosjektgruppa som skrev søknaden.
– Gjennom å "skanne" relevante Horisont2020-utlysninger når de kommer for å se om egen faglig profil og forskning kan passe til noen av dem, kan en være i forkant. Utlysningen vi søkte på var midt i blinken for tema vi allerede jobbet med på instituttet vårt.
Rekrutterte konsortiet blant kjente
Fleischer fikk koordineringsansvaret i starten for en liten gruppe, som så bestemte hvem de ville invitere med i et større konsortium. Det var da naturlig å ta kontakt med forskere de kjente godt til og allerede hadde et samarbeid med i andre forskningsprosjekt, blant annet i EUs forrige rammeprogram og prosjekter finansiert av Forskningsrådet. Ti forskere fra ulike europeiske institusjoner ble rekruttert.
To måter å rekruttere partnere til H2020
Det er hovedsakelig to måter å rekruttere partnere på til en H2020-søknad, forteller hun:
- Den ene er å invitere forskere som du har samarbeidet med før. Du kjenner dem, vet hva de kan, hva du kan forvente av dem. Den andre måten er å kontakte de beste på sine felt, selv om du kanskje ikke kjenner dem.
- Det kan fungere bra i prosjekter der de ulike arbeidspakkene skal gjøres uavhengig av hverandre. Det gjelder for eksempel sammenlignende prosjekter der forskerne skal bringe fram nasjonale funn og disse kan løses hver for seg før funnene sammenlignes.
Fleischer er opptatt av at i et prosjekt som krever mye samarbeid mellom partnerne, er det en stor fordel koordinatoren kjenner deltagerne og at tilliten er gjensidig høy, kjemien god. I dette tilfellet valgte kjernegruppen fra UiB ut partnere fra eksisterende forskningsmiljø de allerede kjente i ulike regioner i EU. I tillegg fikk de tips og anbefalinger til andre som kunne passe til forskningsprofilen. Det var bare to i konsortiet Fleischer ikke kjente godt fra før.
Etablert nettverk
Nettverket som Fleischer og kollegene bak TROPICO-prosjektet inngår i, består av om lag 40 personer fra flere land, og flest fra land i Europa som har de fremste miljøene på offentlig forvaltning. Ti av dem utgjør en kjernegruppe med lang forsknings- og prosjekterfaring. Dette er forskere som er gode til å "sette ting i gang". De har samarbeidet på prosjekter gjennom mange år og treffes jevnlig på bestemte årlige internasjonale konferanser. Disse konferansene er svært viktige for å danne et godt nettverk.
Mange forskningsmiljøer er mannsdominerte, men kvinnelige deltagere vurderes positivt av panelene som evaluerer søknadene. En god kjønnsbalanse er derfor viktig. Fleischer anbefaler videre at prosjektet rekrutterer forskere i startgropa, særlig doktorgradsstipendiater.
– Det fins mange unge, dedikerte og flinke kolleger, deler hun.
Skrev søknaden til Horisont 2020 selv
Fordi det var kort tid fra utlysningen i oktober 2016 til fristen i februar 2017 valgte professoren en "top-down"-metode for søknadsskrivingen for å få unna jobben mer effektivt. Det kunne hun gjøre fordi medlemmene i konsortiet kjente hverandre og har stor tillit til hverandre, sier hun.
– Vi hadde fra starten av en hovedidé om hva prosjektet som helhet skulle ta tak i. Jeg begynte så med å planlegge arbeidspakkene i prosjektet og presenterte det for kjernegruppen. Jeg skrev et utkast på en side for hver arbeidspakke, sendte det til kollegene som vi ønsket skulle jobbe med dette og fikk tilbakemeldinger fra dem på det. Dette var en god strategi for søknadsarbeidet, sier Fleischer. Hun mener at dersom flere deltagere skulle skrive hver sin del, og alt sys sammen til slutt, ville det tatt for lang tid.
“Gjennom å "skanne" relevante Horisont2020-utlysninger når de kommer for å se om egen faglig profil og forskning kan passe til noen av dem, kan en være i forkant.
Julia Fleischer
Ansvaret hos institusjonen
Fleischer har siden UiB fikk tilslaget byttet hovedarbeidsgiver til Universitetet i Potsdam, men er fremdeles partner i prosjektet.
Prosjektets nye koordinator ved UiB, førsteamanuensis Lise H. Rykkja.
UiB beholdt koordineringsansvaret med førsteamanuensis Lise H. Rykkja ved Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap som koordinator.
– Det positive med H2020 for institusjonene er at tildelingen, prosjektansvaret og koordineringsoppgaven normalt følger den institusjonen som har initiert søknaden. Koordineringsansvaret gir institusjonen rett til en litt større del av tildelingspotten, men kanskje like viktig: mer synlighet og status i det europeiske forskningslandskapet.
God støtte fra institusjonen
Hun fikk også viktig støtte fra UiB, som hjalp finansielt og stilte til disposisjon en erfaren rådgiver som ga regelmessige tilbakemeldinger. Rådgiveren kunne hjelpe med alt fra litteraturtips til hvordan søknaden bør utformes, og med selve språket. "Ikke skriv så akademisk!" oppfordret rådgiveren.
Den delen av søknaden som skal beskrive samfunnsnytten av prosjektet, "Impact", kan være vanskelig for en akademiker å skrive, mener Fleischer.
– Vi tenker ofte ikke "marketing" og hvordan vi kan forbedre samfunnet gjennom forskningen vår. Men for å lykkes med en søknad, må vi tenke på hva som gjør inntrykk på dem som skal vurdere søknaden og hva EU er opptatt av i utlysningen. Her fikk jeg igjen god hjelp av rådgiveren. "Vær direkte og helt konkret – skriv det rett fram," sa hun.
Lyktes på første søknadsforsøk
Fleischer har ikke tidligere skrevet en søknad til EUs rammeprogram, og hun lyktes på første forsøk.
– Jeg tror vi fikk finansieringen fordi vi er et sterkt team som fant den riktige utlysningen. Det er viktig å finne den riktige ”matchen” mellom forskere, utlysning og søknad, sier hun.
Her kan du bli bedre kjent med støtteordningene og rådgivningen Forskningsrådet tilbyr.