Bruker Horisont 2020 til å rekruttere utenlandske talenter

NTNU var først. Siden har OsloMet, HF-fakultetet ved UiO og andre kommet i gang med tilsvarende postdoktor-programmer.

Ideen hadde førsteamanuensis Thorsten Hamann med seg fra Imperial College i London til NTNUs fakultet for naturvitenskap.

Programmet Fellows Initiative in Natural Sciences (FINS) ved NTNU har siden 2013 hatt en årlig utlysning der inntil 30 kandidater er blitt invitert til et symposium for å skrive MSCA IF-søknader. For å bli tatt ut må søkerne være kvalifiserte, og de må ha prosjektforslag som fakultetet har veiledere til.

Koster lite – stor uttelling

Utlysningen av programmet spres gjennom store og kjente tidsskrifter som Science og Nature, og ikke minst gjennom NTNU-ansattes nettverk til kolleger som veileder mulige kandidater.

Søkerne sender en tosiders prosjektbeskrivelse, og veilederne velger ut kandidatene. De samles til et symposium ved NTNU der kandidatene jobber med søknadene. Rekrutteringsprogrammet koster svært lite, bare rundt 120.000 kroner årlig. Reise og opphold dekkes gjennom prosjektetableringsstøtte (PES).

Innvilgelsesprosenten for søknadene som er sendt MSCA IF gjennom dette programmet har vært oppe på hele 30-35 for fakultetet, mer enn dobbelt så høyt som gjennomsnittlig suksessrate i MSCA IF. Det vil si at fakultetet rekrutterer flere MSCA IF-stipendiater på denne måten enn om de ikke hadde gjort det systematisk. Fakultetet har i tillegg selv finansiert tre MSCA-stipender til søkere som fikk toppkarakter, men som MSCA ikke hadde penger til.

Kan konkurrere om de beste

– Norske universiteter konkurrerer med ledende utenlandske universiteter, som også gjerne vil ha de sterke kandidatene. Derfor er det viktig for norske universiteter å vise potensielle søkere at betingelsene for å forske og arbeide i Norge er ekstremt konkurransedyktige, sammenlignet med mange andre land, sier Hamann, som opprinnelig er tysker og har også jobbet i USA, ved Stanford.

– Vi erfarer at MSCA IF-kandidatene har utbytte av å komme til NTNU for å skrive søknaden. Arbeidet med søknaden blir enklere, samtidig som kandidatene får mulighet til å oppleve Trondheim og NTNUs fasiliteter.

NTNU har imponerende infrastruktur og en velorganisert administrasjon. Stipendiater og forskere som kommer hit, får gode arbeidsbetingelser og god administrativ støtte i arbeidet, også hjelp til å finne bolig og annet de trenger, sier Hamann. Fakultet har hatt søkere fra Australia, Kina og USA i tillegg til Europa. Betingelsene mange andre steder, også ved kjente universiteter, er langt fra så gode, mener han.

– En av våre norske postdoktorer dro med stipend til Berkeley og ble sjokkert over at de som jobber der mangler kontorer og infrastruktur, og de arbeider i helgene. Berkeley er bra å ha på CV-en, men til sjuende og sist er det hva du har utført, som er viktig. Fakultetet for naturvitenskap ved NTNU er veldig bra. Men kandidatene må se det med egne øyne, ellers vil de kanskje ikke tro det, sier Hamann.

To utfordringer - tid og stilling

Det tar lang tid fra søknaden sendes og til søkeren eventuelt får stipendet. Fakultetet har mistet gode kandidater som i mellomtiden ble rekruttert av konkurrerende universiteter. Det er dessuten ikke stillinger å tilby alle stipendiatene når de er ferdige etter to år, da forsvinner som regel de fleste til en annen institusjon.

– Vi mister veldig sterke folk, men det internasjonale nettverket vårt blir bedre hele tiden. De unge forskerne beholder kontakten med NTNU når de begynner i en stilling et annet sted. Nettverkene er ved flere tilfeller blitt til partnerskap i søknader til Horisont 2020. Så det får uansett positiv betydning for fagmiljøene ved NTNU. Programmet fungerer bra, deler Hamann.

Flere kommer etter

OsloMet – Storbyuniversitetet har også begynt å rekruttere utenlandske MSCA-stipendiater gjennom å tilby kandidater innenfor relevante fagområder å komme til institusjonen for å skrive søknad. Til fristen i september 2017, leverte fem kandidater søknad om forskningsprosjekt ved OsloMet; to av dem lyktes. Det betyr hele 40 prosent tilslag, og er et svært godt resultat.

– Vi visste at konkurransen var tøff og var ikke sikre på om vi ville få noen i det hele tatt. Vi fikk to, og det er svært oppmuntrende, slår gruppeleder Vibeke Moe fast.

– Vi bruker PES-rammebevilgningen fra Forskningsrådet og egne strategiske midler til å dekke reise og opphold for de fem som sendte prosjektskisser som vi vurderte som gode nok til søknad.

Skissene kom fra Japan, Nederland, Brasil, Slovenia og Finland. Kandidatene kom på to-tre dagers individuelle opphold for å jobbe med søknaden sammen med fagfolk og administrativt personell med gode kunnskaper om Horisont 2020. Det vil si, kandidaten fra Japan jobbet med oss via Skype. Kandidatene fra Japan og Nederland lyktes med søknadene og begynner til sommeren, forteller Moe.

Tre viktige faktorer for rekruttering

Følgende tre elementer må fungere optimalt for å få rekrutteringen av stipendiater og forskere utenfra til å lykkes, mener Moe.

• den faglige støtten og veiledningen
• den administrative støtten
• den praktiske bistanden

For å lykkes med en søknad til EU trengs god innsikt i hva EU ønsker med sine utlysninger, og folk som forstår EU-språket. Vi har også god kompetanse på det administrative. Når søknader lykkes, må institusjonen kunne tilrettelegge og hjelpe forskeren med å komme på plass i sitt nye land. Det gjelder alt fra skatteregler til bolig og kanskje skole eller barnehageplass for barn. HR-avdelingen ved OsloMet er også et «EURAXESS-knutepunkt», forteller gruppelederen.

– I MSCA er det et krav at institusjonen tilrettelegger for forskerne som kommer. Hos oss har HR-avdelingen gjort en flott jobb og kommer til å ha en ikke mindre viktig rolle i fortsettelsen. Vi må rekruttere mer internasjonalt, sier Vibeke Moe.

Humaniora Master Class

HF-fakultetet ved Universitetet i Oslo hadde sin andre Master Class-samling i mars for å forberede søknader til MSCA IF. Samtidig starter det første kullet på tre opp arbeidet sitt ved HF.

– Vi ble inspirert av København-universitetets Master Class-program, som har hatt stor suksess. For å nå ut til kandidater, kontaktet vi instituttene våre, og de leverte forslag på kandidater som vitenskapelig ansatte har i sine nettverk. Sammen med faglige kontaktpersoners støttebrev, leverte søkerne korte prosjektskisser som beskrev ideen de vil jobbe med hos oss. Vi inviterte 28 deltagere i fjor og sendte 17 søknader, hvorav tre lyktes. I år har vi invitert 23 og har som ambisjon å få innvilget minst fem, sier Magnus Gaarder Evensen, som koordinerer programmet og har kontakten med kandidatene. Suksessraten etter første forsøk er på vel 17 prosent, litt over snittet for MSCA IF.

Totalt sendte Universitetet i Oslo 48 søknader om MSCA IF-prosjekt i 2017, hvorav ti fikk tilslag. Resultatet for hele UiO bekrefter inntrykket av at det lønner seg å jobbe målrettet og systematisk for å rekruttere på denne måten.

Bruker Forskningsrådets NCP

Søkerne som HF rekrutterer, deltar på en todagers samling der de får faglig veiledning til søknaden, dessuten "EU-faglig" veiledning til struktur og utforming fra Forskningsrådets nasjonale kontaktpunkt (NCP - lenke). HF bruker Forskningsrådets NCP Per Magnus Kommandantvold svært aktivt under samlingen.

– Kommandantvold har stilt mye opp for oss. Han har mye kunnskap om ordningen og gir en god introduksjon, slik at søkerne forstår hva det dreier seg om. I tillegg har han hjulpet oss med å se på utkastene, sier Evensen.
Søkerne arbeider sammen med de faglige kontaktpersonene under samlingen, og skriver ned ideer og begynner søknadsarbeidet i fellesskap. Underveis i arbeidet holder kandidatene kontakten med sine veiledere frem til innlevering i september.

Fagmiljøene får mye tilbake

HF-fakultetet bruker vel 200.000 kroner av PES-midler til billetter og overnattinger for deltagerne, som kommer fra hele verden – flest fra et annet europeisk land, men også fra Australia, Sør-Afrika og USA. Enkelte deltakere har vært med på Skype, men det er uvurderlig å møte fagmiljøet personlig, få innsikt hva fagmiljøet kan tilby samt diskutere toveisutvekslingen av kunnskap mellom deltaker og fagmiljø. Det er viktig at søkerne blir kjent med fagmiljøet der de eventuelt skal jobbe ved, mener Evensen. Kostnadene er også lave, spesielt med tanke på hva fakultetet og fagmiljøene får tilbake.

– Det kommer skikkelig flinke folk til oss og hever den faglige kvaliteten på forskningen ved instituttene. I tillegg får vi det internasjonale aspektet og henter inn midler fra EUs rammeprogram gjennom MSCA-tildelingene. Humaniora-fagene har ikke lykkes så godt med MSCA hittil, og det ønsker vi å endre på. Master Class-programmet gir oss muligheten, sier Evensen.

Gevinster ved postdok-programmer for å søke MSCA IF

• Veldig bra for postdoktorers videre karriere
• Bra for rekruttering og internasjonalisering
• Øker suksessraten i MSCA IF betydelig for institusjonen. Søkerens mulighet for å lykkes med søknaden, blir større
• Institusjonen får godt opplærte, høyt motiverte unge talenter.
• Små kostnader. PES-midler betaler reise og opphold for søkere. Stipendet betaler nesten hele lønnen for postdok-ene som blir stipendiater - resten kan dekkes av belønningsmidlene fra grunnfinansieringen eller ved å splitte opp KD-stipendiatstillinger. Dersom institusjonen ikke har egne PES-midler, er det mulig å søke Forskningsrådet om prosjektetableringsstøtte.
• Gir fagmiljøet og institusjonen et enda bedre nettverk som er nyttig for videre rekruttering og for søknader til Horisont 2020.

Forskningsrådet tilbyr gratis konsulenthjelp til potensielle søkere.