Overgang fra netto- til bruttobudsjettering: Praktiske konsekvenser

Praktiske konsekvenser ved overgangen 2024–2025 vil være:

• to fakturafrister i desember
• ønske om å ikke motta fakturaer mellom 9. desember 2024 og 1. januar 2025.

Fakturaer som ikke rekker desemberfristene vil bli utbetalt så raskt som mulig i januar 2025. Budsjetterte tilskudd for 2024 til prosjektene som ikke er utbetalt i 2024 overføres til 2025​.

Frister for utbetalingsanmodninger/fakturaer desember 2024

Dersom du har et prosjekt som får utbetaling mot faktura, og ønsker utbetaling i 2024 må du sende inn faktura i god tid før fristen og være nøye med å sjekke at fakturaen er korrekt. Vi har to frister:

• Vi må motta faktura innen 2. desember for kvalifiseringsprosjekter, arrangementsstøtte, infrastruktur og andre som har ikke-automatisk utbetaling med EHF-faktura. Alle disse har manuell behandling. Det er viktig å lese vilkårene i kontrakten for hva som skal spesifiseres i fakturavedlegget.
• Vi må motta faktura innen 9. desember for forskerprosjekter, KSP, IPN, offentlig-/nærings-ph.d og andre prosjekter som utbetales mot faktura med ordrenummer (MET), som har maskinell behandling. Det er viktig å sjekke at det er korrekt ordrenummer på faktura og at spesifikasjon er vedlagt.

Sett 0 dager i forfall for å få faktura utbetalt i 2024. Faktura med forfallsdato som er etter 13. desember blir utbetalt i januar.

Vi oppfordrer tilskuddsmottakere til å ikke fakturere mer i 2024 enn de normalt ville gjort. Dersom dere har planlagt etterskuddsfakturering i januar 2025 av kostnader påløpt i 2024, ber vi dere følge den planen. 

Utbetalinger i desember 2024

Siste utbetaling fra konto fra Norges forskningsråd vil skje 13. desember. Utbetaling kan forventes innen fire bankdager etter 13. desember.

Dette vil gjelde:

• mottatte og godkjente fakturaer/utbetalingsanmodninger
• prosjekter med «automatisk utbetaling» som ikke skal sende prosjektregnskapsrapport. Utbetaling vil som vanlig komme som samleutbetaling og med vedlegg som viser fordeling av utbetaling per prosjekt

Vi kan ikke garantere utbetaling innen 13. desember for prosjekter som avsluttes i høst og som skal sende sluttrapport/prosjektregnskapsrapport.

Krav til faktura og vedlegg

For alle utbetalingsanmodninger/faktura gjelder det at vi kun utbetaler tilskudd mot prosjektkostnader som er regnskapsført i tilskuddsmottakers regnskapssystem. Prosjektregnskapet skal være en del av regnskapssystemet eller vise til regnskapsførte kostnader i systemet.

Dersom lønnskostnader for desember skal inngå i fakturaen, må lønnskostnader for måneden være regnskapsført, men ikke nødvendigvis utbetalt. ​For prosjekter som fører timelister for ansatte og normalt fakturer etterskuddsvis for måneden, ber vi om at de viderefører denne praksisen.

Inngående faktura som bæres av prosjektet skal være bokført i regnskapssystemet, inkludert «gjennomstrømmingsmidler» til samarbeidspartnere.

Utbetalinger i 2025

Utbetalingsanmodninger/fakturaer som ikke er håndtert innen frister i desember 2024, blir utbetalt i januar 2025. Transaksjonsdata (utbetalingsbilag o.l.) vil være like som før.

Frist for å sende faktura for kostnader for 2024 er 20. januar 2025.​ Fakturadato for fakturaer som sendes i januar for kostnader som regnskapsføres hos tilskuddsmottaker for desember 2024, settes til 31. desember. Disse fakturaene må lages innen de 15 første virkedagene i januar. Det er ellers virksomheten som selv bærer ansvar for å sette riktig dato og forfall på faktura i tråd med retningslinjer i bokføringsforskriften eller andre gjeldende retningslinjer for virksomheten.

For prosjekter som skal levere årlig prosjektregnskapsrapport vil prosess og frister være de samme som i 2024. Frist for å sende inn prosjektregnskapsrapport er dermed 20. januar 2025.

Prosjektendringer

Frist for større endringer av budsjett for 2024 (over 500 000 NOK) var 1. oktober 2024.

Vi forventer ikke å motta flere endringer knyttet til budsjett for 2024, mens andre vesentlige endringer, som for eksempel endring av partnere eller prosjektledere, må meldes fortløpende. Budsjetterte tilskudd til prosjektene (for 2024) som ikke er utbetalt ved utgangen av 2024, overføres til 2025 og blir utbetalt i 2025 eller senere år.

Vi forventer at budsjett for 2025 og resterende budsjettår blir oppdatert når prosjekter har relativt god oversikt over hvilke kostnader de forventer i 2025. Vi kommer tilbake med veiledning og frister for dette på nyåret i 2025.